Projekt slouží k evidenci dlouhodobého majetku podniku a sleduje jeho odpisování a vyřazování. Cílem projektu je zjednodušení práce s evidencí jednotlivého majetku a odstranění značné pracnosti při provádění měsíčních a ročních odpisů, inventurách a při sledování různých ukazatelů.

Všechny operace jsou zaznamenány s příslušným datem, což umožňuje provádět "výlety do minulosti" - lze zjistit stav k požadovanému datu.

Struktura projektu:

• číselníky
• záznam do evidence + evidence technických parametrů
• vytváření odpisových plánů a odpisování
• změna vstupní ceny
• vyřazení z evidence
• tiskové programy

1) Číselníky

Číselníky se dělí na dodavatelské a uživatelské . Dodavatelské číselníky jsou pravidelně aktualizovány při změně příslušných zákonů a jsou zasílány zákazníkovi. Jedná se o seznam odpisových položek a odpisových skupin.

2a) Záznam do evidence

Seznam stávajícího majetku zákazníka lze zadat manuálně nebo na přání zákazníka provést konverzi evidence majetku z jiného používaného systému. Majetek se zavádí do evidence s dvojím datem - datem pořízení a datem zařazení. Datum pořízení slouží k zadání data, kdy byl majetek pořízen a od kdy chceme mít vytvořen rozpisový plán. Datum zařazení je datum, kdy byl majetek zařazen do evidence tohoto projektu. Po zavedení majetku do evidence lze automaticky vytvořit plán odpisů. Jednotlivé hodnoty plánovaných odpisů je možné ručně zadat(měnit). Odpisy před datem zařazení jsou při automaticky vytvářeném plánu uzamčeny, není nutné ručně uzamykat jednotlivé měsíční(roční) částky odpisů.

Majetek dělíme na tyto základní typy (podle zadaných dat pořízení a zařazení) :

staré ...pořízené do konce roku 1992

převedené ...pořízené před rokem zařazení do evidence (a pořízené od 1.1.1993 včetně)

nové ...rok pořízení a zařazení se shodují

Program pro pořízení majetku umožňuje u převedeného majetku zadat daňové a účetní oprávky od data pořízení do data zařazení do evidence. Dále pro tento typ majetku umožňuje zadat zvýšení vstupní ceny před datem zařazení do evidence. Na základě tohoto zadání je program schopen správně rozpočítat odpisy před datem zařazení do evidence.

Při zavedení do evidence je nutno stanovit druh příslušného účetního odpisového algoritmu, který stanoví způsob účetního odpisování v měsících. Algoritmy lze na přání zákazníka upravit nebo vytvořit zcela nové.

Pokud chcete uplatnit paragraf č.34 Zákona o daních z příjmů ("Položky odčitatelné od základu daně"), lze příslušná procenta pro uplatnění tohoto pagrafu zadat při zavedení majetku do evidence a takto zadané podklady vytisknout pomocí sestavy "Položky odčitatelné od základu daně".

2b) Evidence technických parametrů

Pro podrobnější evidenci lze pro jednotlivý majetek uvést seznam technických a dalších parametrů, lhůty pro provádění středních a generálních oprav. Výsledkem budou technické karty, plány oprav na libovolné období a seznamy skutečně provedených oprav s dalšími náležitostmi. Tato evidence není povinná, ale pouze rozšiřující.

3a) Vytváření odpisových plánů

Majetek lze odpisovat maximálně do výše vstupní ceny.

Po zařazení majetku do evidence můžeme přistoupit k vytvoření plánů odpisování.Plány se dělí na daňové a účetní.

Daňový plán lze automaticky vypočítat na základě zařazení majetku do příslušné odpisové položky nebo zadat manuálně. Odpisová položka určuje, do které odpisové skupiny majetek patří a po jakou dobu bude odpisován. Plán je rozepisován na jednotlivé roky od data zařazení do evidence (u převedeného a starého majetku od data pořízení).

Účetní plán se vypočítá na základě algoritmu,který byl majetku přiřazen. Plán je rozepisován na jednotlivé měsíce od data zařazení do evidence (u starého a převedeného majetku od data pořízení).

Všechny plány lze vytvářet automaticky nebo manuálně, popř. kombinací obou uvedených možností.

3b) Odpisování

Pro účely odpisování musí mít jednotlivý majetek vytvořeny plány účetních a daňových odpisů. Odpisování se dělí na účetní a daňové. Účetní se provádí po jednotlivých měsících, daňové ročně.

Při odpisování se provádí tzv. uzamykání jednotlivých částí odpisových plánů (měsíců nebo roků). Uzamčené odpisy lze ve výjimečných případech měnit.

Postupným uzamykáním se kumulují účetní a daňové oprávky majetku. Jsou-li tyto oprávky shodné se vstupní cenou, je majetek odepsán.

Uzamykání odpisových plánů je možné přenášet do účetnictví (pokud vlastníte projekt IDEA-účto).

4) Změna vstupní ceny

Dojde-li v průběhu evidování majetku k modernizaci,opravě atd., provedeme zápis o změně vstupní ceny k příslušnému datu. Od tohoto data se změní daňový a účetní odpisový plán (pokud není manuálně nastaveno jinak) a podle něho bude dále prováděno uzamykání jednotlivých odpisů.

5a) Vyřazení z evidence

Pokud je majetek již účetně i daňově odepsán, lze ho vyřadit z evidence. Vyřazení lze provést i z důvodu prodeje,likvidace apod. Takovýto majetek v evidenci zůstává, pouze od data vyřazení není zobrazován ve všech tiskových programech. Při tisku k datu nižšímu, než je datum vyřazení, se majetek bude jevit jako nevyřazený.

5b) Zrušení z evidence

Vyřazený majetek je možno z evidence zrušit. Tímto se ale provede zrušení jeho historie, což je nevratný krok. Takovýto majetek již nelze obnovit.

6) Tiskové programy

K dispozici je široká nabídka tiskových programů, které umožňují tisk všech potřebných sestav pro kontrolu evidence majetku a jeho odepisování. Na základě přání zákazníka lze vytvořit tiskový program podle jeho potřeb.

Závěr

Projekt přináší uživateli následující výhody:

- majetek je evidován pod evidenčními čísly, jejichž formát si může uživatel nadefinovat podle vlastních požadavků (např.chce mít pevný formát ev.čísla=> celkem 10 znaků,1.znak-písmeno,další znaky-číslice)

- umožněno zadání oprávek pro majetek, který uživatel již odepisuje a nyní je zavede do této evidence (po automatickém vytvoření plánu jsou oprávky v odpis.plánu uzamčeny)

- plány odpisů lze vytvářet automaticky nebo ručně, neuzamčené částky(neodepsané) lze upravovat

- projekt nedovolí odepsat částku vyšší než je vstupní cena majetku

- při uzamykání plánovaných odpisů (=odepisování) je umožněno přenášet odpisy do účetnictví(IDEA-účto)

-práci s projektem je možné začít okamžitě po vyplnění dvou jednoduchých číselníků (číselník podniků a číselník parametrů)